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  • 規章制度

    中南財經政法大學公文處理規定

    發布時間:2015-01-05

    (中南大政字〔2002〕56 號  2002年5月15日)

     

    為加強學校公文管理,推動公文處理工作的規范化、制度化、科學化,不斷提高公文質量和工作效率,根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳的有關文件精神,結合我校的實際情況,特作如下規定:

    一、總則

    (一)學校公文是學校在黨務、行政管理過程中形成的具有約束力和規范體式的公務文書 ,是傳達黨的路線、方針、政策,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告和交流情況的重要工具。認真做好公文處理工作,是加強領導,實行科學管理,提高工作質量和效率的重要環節之一,學校各單位必須高度重視并認真做好公文處理工作。

    (二)公文實行統一管理。學校辦公室是全校公文處理的管理機構,主管學校公文處理工作并指導、檢查學校各單位的公文處理工作。

    (三)學校各單位應有一名負責人分管公文處理工作,并確定專職或兼職文秘人員負責本單位日常公文的處理工作。

    (四)公文由學校辦公室和全校各單位文秘部門統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷歸檔和銷毀。公文處理要做到及時、準確、安全。秘書人員應當具有較高的政治和業務素質,工作積極,作風嚴謹,遵守紀律,恪盡職守。

    (五)全校各單位必須嚴格遵守辦文規定、充分利用現代化信息技術,逐步施行網上辦文。

    (六)在辦文過程中,必須執行國家保密法律、法規和保密規定,確保公文秘密和安全。

    二、公文種類

    根據工作實際,學校使用的公文種類主要有:

    (一)決定

    適用于對重要事項或重大行動作出決策和確定性安排。

    (二)通知

    適用于發布規章,批轉學校各單位的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求各單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。學校制定的規章、措施和其它規范性文件,根據實際內容可以分別冠以“規定”、“辦法”、“細則 ”等名稱 ?!耙幎ā?、“辦法”、“細則 ”等一般用“通知”印發。

    (三)請示、報告

    1、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。主要包括以學校名義向上級機關報送請求批準的公文和學校各單位向學校呈送的請求批準的公文。

    “請示”應當一文一事,一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送,但不得抄送其下級部門。

    2、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問?!皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

    要嚴格區分請示和報告的使用,不得混和并用,公文標題中不得使用“請示報告”字樣。

    (四)函

    適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復審批事項。

    (五)通報

    適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

    (六)總結

    對某一工作、活動、會議或一定時期的工作進行調查、分析和研究,從中找出經驗和教訓形成的文件。

    (七)計劃、工作要點

    對即將進行的某項工作預先提出目的、要求、任務、指標、措施和完成期限的文件。

    (八)會議紀要

    適用于向校內各單位傳達會議議定事項和主要精神,要求與會單位共同遵守、執行的,通過會議紀要傳達。

    (九)批復

    適用于答復下級單位的請示事項。

    三、公文格式

    公文格式一般由發文機關標識、發文字號、密級、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

    (一)發文機關標識:學校公文發文機關標識為“中共中南財經政法大學委員會文件”、“中南財經政法大學文件”和“中南財經政法大學辦公室文件”。

    (二)發文字號:發文字號包括學校代字、年份、序號,居中排布。發文字號中年份、序號使用半角阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”(不用中括號“[]”)括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。發文字號的字符大小與正文保持一致,不加粗或突出于正文顯示。學校代字主要有:中南大黨、中南大黨辦、中南大黨組、中南大黨宣、中南大政、中南大辦、中南大人、中南大教、中南大研、中南大學、中南大科、中南大財、中南大體、中南大審、中南大檔、中南大函、中南大國交等。學校黨委和行政聯合行文,只標明黨委發文字號。公文編號歸口學校辦公室。

    (三)標題:標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。上行文必須標明發文機關,下行文不必標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。文件標題應居中排列,左右留有空格;不能一行排完的,可兩行或多行成“倒梯形”排列;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。用2號小標宋、黑體字。

    (四)主送機關:指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。于文件標題下空一行左側頂格排列,后用冒號;主送機關有多個的,各主送機關名稱間用頓號隔開,按順序排列,回行仍頂格;主送機關較多不能列舉的,可列出其范圍,如校內發送機關為“全校各單位”或“校內各有關單位”或直接注明單位名稱。字號、字體與正文保持一致,文字之間不空格。

    (五)正文:主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。

    (六)附件:公文如有附件,應當置于主件之后,與主件裝訂在一起。并在正文之后,下空一行左空2字標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件如有序號,使用半角阿拉伯數碼(如“附件:1.╳╳╳),附件名稱后不加標點符號。

    (七)印章:公文除“會議紀要”、印制有特定版頭的普發性公文和以電報形式發出的以外,應當加蓋發文機關公章。黨政聯合行文,應當加蓋黨委、行政印章。

    (八)成文日期:以校領導簽發日期為準,會簽公文以最后簽發校領導的簽發日期為準。學校有關政策條例性文件,以決策機構批準日期為準。成文日期用漢字將年、月、日標全,“零”寫作“〇”。

    (九)主題詞:校內公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞?!爸黝}詞”用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號;詞目可選用黑體、小標宋體字;詞目之間空1字。

    (十)抄送機關:是指除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關,應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。于主題詞下一行左空1字用仿宋體標識“抄送”,后標全角冒號;抄送機關間用頓號隔開,回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。

    (十一)印發機關和印發時間:位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置;印發機關左空1字注明“中南財經政法大學辦公室”,印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準,用半角阿拉伯數碼標識。上行文標明“印制”,下行文標明“印發”。

    (十二)附注:公文如有附注,居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。

    (十三)公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm╳297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小根據實際需要確定。

    四、行文規則

    (一)學校內部行文根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

    (二)堅持精簡原則,凡在學校內部可以直接處理的事情,一般不行文;凡能面談或用電話、便函及其他方式處理的事情,亦不得行文。

    (三)除學校辦公室外,學校各職能部門不得以文件形式對外正式行文或向校內各單位直接行文,其一般性行文,可以學校辦公室名義轉發。校紀委、工會、團委可以各自名義向其下級機構制發文件,自行管理,各負其責。

    (四)學校各職能部門以中共中南財經政法大學委員會或中南財經政法大學字號行文,須經學校辦公室審核并按程序辦理。以學校名義行文必須是關系全局性的、重要的方針、政策性問題的決定、通知等,以及對上級機關呈送的重要公文。受雙重領導的部門向上級機關行文,應當寫明主送機關和抄送機關。

    (五)校、處兩級領導在各專門會議上的講話,一般不以文件形式下發。各處級單位的情況反映、內部資料等,未經領導批準,不得向校外發送。

    五、公文辦理

    公文辦理必須嚴格按程序進行。公文辦理包括收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括收進、登記、編號、擬辦、簽批、承辦、督辦、立卷、歸檔等程序;發文辦理指制發公文的過程,包括草擬、核稿、會簽、擬辦、簽發、復核、登記、繕印、校對、用印、分發、立卷、歸檔等程序。

    (一)外來公文處理要求

    外來公文由學校辦公室統一登記、分辦、整理、歸檔,各單位收到上級及有關部門要求以學校名義辦理或涉及有關重大問題的公文,應及時送交學校辦公室統一登記,不得自行處理。

    學校辦公室收到外來公文后,應當及時提出擬辦意見呈送領導批示或送有關部門辦理。

    學校各單位對校領導批示或學校辦公室簽轉的外來公文要及時處理,不得延誤。對指定期限上報的文件,各單位應按要求提前做好準備,必須在規定的時間內辦理。緊急公文,應隨到隨辦。

    對于因故無法歸口的公文,由學校辦公室負責協調,確定主辦單位。公文承辦單位應抓緊辦理,不得延誤。對于確實不屬本單位職責范圍或不宜由本單位辦理的公文,應迅速返回交辦的文秘部門并說明理由。

    上級機關和校領導交辦的公文,學校辦公室和各單位負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,一般公文要定期催辦、查辦。對于下發的重要公文,要及時了解和反饋情況。 

    (二)公文草擬和運轉程序

    凡全校性重要文稿,由校領導指定有關單位擬寫;凡各項業務工作文稿,由主辦單位擬寫。文稿第一頁必須使用中南財經政法大學文件擬稿紙(校內請求、報告呈閱單),并準確、規范填寫完應填項目。草擬公文均需用電腦打印稿,應送電子文檔。修改和簽批公文要使用符合歸檔要求的黑色或藍黑色墨水的鋼筆或毛筆,并應如實保留修改的痕跡。

    學校各單位擬送校領導簽批的公文,應先送學校辦公室審核,再報校領導審閱、簽發。一般性公文應提前2天送學校辦公室審核,學校辦公室應在2個工作日內完成審核工作;涉及重大政策和全局性工作的公文,應提前一周送學校辦公室審核。

    需要會簽的公文,主辦單位要先送相關部門會簽后送學校辦公室審核。

    學校辦公室核稿過程中,可以對文稿進行必要的修改或提出意見后退回主辦單位修改。

    學校各單位起草的公文以及向學校呈送的請示、報告,一般須經單位主要負責人審核并簽署意見。涉及多個單位的公文,會辦單位負責人也得審核并簽署意見。

    不按程序處理的公文,學校辦公室可不予辦理;未經學校辦公室復核的公文,校領導可不予簽批。

    (三)公文質量

    公文草擬必須符合規范,做到內容簡潔、開門見山、切合實際、注重實效、有的放矢、邏輯清楚。

    校領導應具體指導或主持分管范圍之內的重要文件、報告、講話的起草,確保文件、講話簡單明了,具有針對性、指導性和可操作性。

    學校各單位起草重要文件、文稿,必須認真研究討論,主要負責人應嚴格把關。

    學校各單位報送校領導審批的文稿,必須整潔、規范、字跡工整,裝訂整齊。

    學校辦公室負責各單位草擬公文的審核。審核的主要內容有:是否必須行文,文件政策界限是否明確,內容與上級和學校已發文件是否一致,與其他有關單位的協調有無矛盾,呈批手續是否齊全,文種使用和文字表述是否準確、規范,文件格式是否正確等,并決定使用何種發文代號和印制份數,以保證文件的準確性、嚴肅性和權威性。

    對于不符合行文規則,不便辦理的公文以及文稿內容表述不清或不成熟需作較大修改變動的公文,學校辦公室可以退回擬文單位重新辦理。

    學校辦公室負責制定公文質量評價辦法,對辦文程序、文稿質量、校對質量進行檢查和評價,并將檢查、評價結果定期通報全校。

    (四)公文審批

    校領導和各單位主要負責人審簽公文,應當表明“同意”、“不同意”或其它具體意見。對于一般性公文,簽閱表示“已閱知”;對于有具體請示事項的公文,簽閱應表示“同意”或“不同意”。

    校領導對呈請批示的各類公文,應及時批閱。批復一般性公文最多不超過3天;緊急公文應及時批復。批閱涉及兩個或兩個以上單位工作的公文,應明確牽頭單位。如超過時限,相關單位有權催辦。校領導批閱公文時,應使用鋼筆、水芯筆毛筆,并簽署姓名和日期。 

    以中共中南財經政法大學委員會或中南財經政法大學名義發布的公文,分別由書記和校長,或者由書記、校長委托副職簽發;以“中南大組”、“中南大人”等代字發文,由分管領導簽發;學校辦公室發文,經領導授權由辦公室主任或委托副主任簽發。

    學校各單位報送學校審批的公文,由其主要負責人簽發。各類請示、報告要先送學校辦公室,由辦公室分別按領導分工呈批。除校領導直接交辦的事項外,各類請示、報告原則上不直接報送校領導個人,不能多頭報送。

    校領導終簽后的公文一般不得改動。確需改動的,應報請簽發的校領導重新審簽。

    (五)公文繕印和發文

    學校公文由學校辦公室統一登記、編號、審核和付印。

    學校公文由擬稿單位校對。公文校對要準確無誤,并在擬稿紙上簽字。

    公文正式印制前,學校辦公室應當進行復核。重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。

    學校公文由辦文單位負責送發。文件底稿由擬稿單位保存并負責立卷、歸檔。

    六、公文立卷和歸檔

    (一)公文辦理完畢后,各單位文秘人員應當根據《中華人民共和國檔案法》和其它有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。一般應于每年第一季度內,將上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有關材料整理好,按要求歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

    (二)不具備歸檔和存檔價值的公文,經過鑒別并報主管領導同意,可以定期銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

    七、簡報管理

    學校編發各類簡報,歸口學校辦公室統一管理。

    學校各單位未經學校批準,不得擅自對外編發簡報。

    簡報應言之有物、實事求是,并嚴格按規定范圍發放。

    八、起草公文應注意的幾個問題

    一、公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

    二、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

    三、結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

    四、應當使用國家法定計量單位。

    五、文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

    六、公文中的數字,除成文時期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

     

    版權所有 ? 中南財經政法大學黨委辦公室、學校辦公室

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